MØDELEDELSE

Der bruges mange timer på møder i landets lokale biavlerforeninger. Da det tit er den dyrebare fritid, der bruges på møderne, er alle interesseret i, at tiden bruges bedst muligt. Fokus på mødeafholdelse, kan være med til at sikre, at der er et godt resultat af møderne, og at møderne gør en forskel.

Et godt møde er ofte kendetegnet ved en god dagsorden og god mødeledelse. Det handler om at skabe gode beslutninger og møder behøver ikke nødvendigvis at foregå rundt om et bord med en kande kaffe.

Dagsordenen
Forud for et møde kommer dagsordenen. Tidspunktet hvor dagsordenen senest skal udsendes, vil i mange tilfælde fremgå af forretningsordenen eller af vedtægterne. Hvis ikke det er tilfældet, er det en god ide, at man har afstemt forventningen til udsendelse af dagsordenen. For de fleste er det svært at forholde sig til en dagsorden, der modtages i sidste øjeblik, og muligheden for at være forberedt til mødet er meget begrænset.

Omfanget af en dagsorden varierer meget afhængig af, i hvilket forum den anvendes. En gennemarbejdet og fyldestgørende dagsordenen vil normalt give det bedste udgangspunkt for gode beslutninger, da den giver mødets deltagere gode muligheder for at forberede sig, ligesom det sikrer et mere effektivt og kortere.

Punkterne til en god dagsorden kan være opbygget, som en sagsfremstilling, der både indeholder baggrund for sagen, mulige løsninger, økonomiske konsekvenser og evt. et forslag til beslutning. En sådan sagsfremstilling udelukker ikke muligheden for en god drøftelse om emnet på mødet. Hvis der er bred enighed, kan sagen være afsluttet på kort tid, da alle har haft god mulighed for at sætte sig ind i sagen.

Sekretæren eller formanden, som sammensætter dagsordenen, kan med fordel overveje rækkefølgen på punkterne. Orienteringspunkterne tager ofte kortere tid, hvis de placeres sidst på mødet, hvilket giver bedre tid til behandling af de vigtige emner, der skal træffes beslutning omkring.

Med en rettidig udsendt og fyldestgørende dagsorden findes der ikke mange undskyldninger for at komme uforberedt til et møde. Ved at møde velforberedt til møderne udviser man både respekt for egen og andres dyrebare fritid.

Mødeleder
At have en mødeleder sikrer at minimum en person har fokus på, at der er en positiv fremdrift i mødet. Ofte er det formanden der er mødeleder, men mødeledelsen kan også overtages af en anden, hvilket giver formanden bedre mulighed for at fokusere på mødets beslutninger.

Også mødelederen kan bidrage til, at tiden bruges bedst muligt. Et møde bør eksempelvis starte til tiden, og der bør aftales et realistisk sluttidspunkt, så alle kan være tilstede indtil mødet er slut. Mødelederen bør før mødet gennemgå dagsordenen, og vurdere varigheden af hvert enkelt punkt. På den måde kan vedkommende vurdere om tidsplanen skrider undervejs, og sikre at mødet slutter som aftalt.

Mødelederen starter mødet med at gennemgå dagsordenen, og i den forbindelse få godkendt dagsordenen, eller notere sig de ønsker der måtte være til ændringer. Mødedeltagernes godkendelse af dagsordenen er som udgangspunkt grundlaget for, at mødet kan gennemføres. Hvis mødet ikke er et møde med en dagsorden, kan mødelederen i stedet opliste formålet med mødet, så alle er enige om dette.

Under mødet er det mødelederens opgave at sikre fremdrift i mødet, så drøftelserne munder ud i beslutninger. Hvem kender ikke situationen hvor mødedeltagerne bliver ved at gentage sig selv uden at have noget nyt at bidrage med til diskussionen? Her er det mødelederens opgave at komme med forslag til en konklusion eller en beslutning, så mødet kan fortsætte med næste punkt.

Mødelederen bør konkludere beslutningen, så den står klar for alle mødets deltagere, og således at referenten nemt kan føre beslutningen til referat. Hvis en belutning kræver opfølgning, skal det naturligvis stå klart, hvem der følger op, hvordan der følges op, og hvornår der følges op.

Husk endelig at møder kræver energi. Hjernen arbejder på højtryk hos alle mødedeltagere, derfor kan et møde med fordel blandes med pauser og søde sager, eller andre nærende midler. Mødelederen må derfor huske at sætte tid af til pauser.

Referatet
Referatet fra et møde skal sikre at beslutningerne protokolleres og huskes for eftertiden. Alle kan glemme, hvad der blev besluttet, og det er derfor referentens opgave at notere sig beslutningerne undervejs i mødet. Er referenten i tvivl om, hvad der er blevet besluttet, bør vedkommende straks spørge ind til dette, eller læse højt hvad der er blevet besluttet.

I referatet kan evt. være en særlig markering af opgaver, der skal løses, og hvem der har ansvaret for løsning af opgaver. Dette gør det efterfølgende nemmere for mødedeltagerne at samle op på eventuelle forpligtelser.

I mange sammenhæng tjener referatet også det formål, at informere udenforstående om de trufne beslutninger. Derfor må et referat være formuleret således, at det kan forstås af personer, der ikke har deltaget i mødet.

Hvis ikke mødets deltagere allerede godkender referatet under mødet – eksempelvis ved at det læses op – bør det umiddelbart efter mødet udsendes til godkendelse.

Mødetyper
Langt de fleste møder foregår omkring et bord, men møder kan med fordel afholdes på andre måder. I dag har teknologien åbnet mulighed for telefonmøder og videomøder, hvor mødets deltagere ikke behøver at mødes fysisk. Det giver mulighed for hurtigt at mødes, og afholde et kortere eller længere møde. Vær dog opmærksom på mødedisciplinen, så alle kommer til orde, og således at mødets deltagere ikke taler i munden på hinanden. Kropssproget er svært at få gengivet, når mødet ikke foregår fysisk.

De bedste beslutninger opstår sjældent i et mødelokale. Hvis møderne flyttes ud af de sædvanlige rammer, blomstrer kreativiteten ofte. Prøv for eksempel at tage mødet på en vandretur, ude i det fri, eller bare i nogle nye lokaler.

Mulighederne er mange og kun kreativiteten sætter grænser for hvordan en gruppe af mennesker træffer beslutninger.
Mødetjekliste:

  1. Udarbejd fyldestgørende dagsorden, der giver deltagerne mulighed for at forberede sig til mødet.
  2. Udsend dagsordenen rettidig.
  3. Forbered mødet ved at gennemgå dagsordenen, og lav en tidsplan for mødet.
  4. Arranger den nødvendige forplejning til mødet.
  5. Indled mødet med at gennemgå dagsordenen og aftal mødets sluttidspunkt.
  6. Efter behandling af hvert punkt konkluderes beslutningen, herunder hvem, hvordan og hvornår der følges op.
  7. Alle beslutninger føres til referat.
  8. Efter mødet sendes referatet ud til godkendelse.